Description du poste

CDI – Temps plein

Evere, Bruxelles, Belgique

Au sein de Pastoo, qui compte une vingtaine d’employé·es, vous aurez en charge les Exposants (foodtrucks, marché des créateurs associations, ...), la coordination des bars et le suivi des partenaires (hospitalité et visibilité).

Votre mission

CHARGÉ(E) DES EXPOSANTS

Définition des objectifs et des besoins par type d’exposants pour chaque évènement, en collaboration avec le / la chargé·e de projet et le département logistique ;
Préparation d’une série de contenus à destination des exposants : dossiers de présentation, emailing d’information, documents de marche à suivre, création d’outils visant à favoriser la prospection ;
Recherche et sélection de prospect·es : constitution et mise à jour de bases de données, contacts par mail et téléphone d’ancien·nes et nouveaux·elles exposant·es, visite d’autres événements ;
Suivi des inscriptions : suivi administratif, logistique et financier des exposants via un outil dédié, rédaction des conventions pour chaque catégorie d’exposant·e et événement, suivi des paiements, collecte de données à destination de l’équipe technique et de l'organisation, réalisation des plans d’implantation ;
Gestion sur évènement : préparation de l’implantation, accueil et accompagnement des exposant·es lors du montage, contrôle de l’application des conventions signées, support permanent durant toute la durée du festival (personne de contact entre les exposant·es et l’organisation) ;
Gestion post événement : clôture comptable, remboursement des cautions, récolte des feedbacks ;
Suivi de l’amélioration de l’outil de gestion des exposant·es (via Odoo).

RESPONSABLE BARS

Développement : définition des axes d’amélioration et nouveaux objectifs pour chaque évènement en collaboration avec le / la chargé·e de projet ;
Prospection : révision du menu, démarchage de nouveaux fournisseurs, prise de contact selon les besoins, négociation d’offres tarifaires ;
Logistique : définition des besoins techniques en collaboration avec le département logistique, commande auprès des différents fournisseurs, recherche de nouvelle solutions, création des plans techniques, gestion des stocks ;
Gestion des bénévoles : définition des besoins bénévoles, recherche et gestion des bénévoles en collaboration avec le département RH bénévoles, formation et suivi des bénévoles sur événement.
Communication : création des menus et des supports de communication à destination des bars ;
Gestion d’équipe : encadrement en amont et sur événement de bénévoles en charge de certains dossiers à l’année et de prestataires.